Chefs d'entreprises : quelles sont vos obligations comptables ?

Les entreprises peuvent tenir elles-mêmes leur comptabilité. En revanche, lorsqu'elles décident de la confier à un professionnel, elles doivent obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre.

En effet, seul un membre de l'ordre des experts-comptables peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers. L'exercice illégal de la profession constitue un délit pouvant donner lieu à des sanctions pénales.

Tenir des documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d'entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d'emprisonnement.

 

Tenue d'une comptabilité

 

Le chef d’entreprise ou son expert-comptable, doit :

  • enregistrer, de façon chronologique, les mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l'entreprise ;

  • établir une facturation dans certains cas ;

  • procéder à un inventaire, obligatoire au moins 1 fois par an, qui permet de contrôler physiquement l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise, à la date de clôture de l'exercice ;

  • établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire (bilan, compte de résultat et annexe) ;

  • détenir un compte bancaire, soit dans un établissement de crédit, soit dans un bureau de chèques postaux ;

  • conserver, au moins 10 ans après le clôture de l'exercice, toutes les pièces comptables (livre journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) ;

  • s'il est constitué sous forme de société, procéder chaque année au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

 

Comptes sociaux

Les comptes annuels (ou comptes sociaux) comprennent :

  • le bilan qui présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres ;

  • le compte de résultat qui rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice, après déduction des amortissements et des provisions ;

  • l'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat (méthodes comptables utilisées, montant des pensions et compléments de retraite, par exemple).

 

Les mentions obligatoires de l'annexe varient selon la taille de l'entreprise.​

 

Obligations spécifiques 

 

Les obligations comptables qui incombent à une entreprise dépendent de son régime d’imposition et de la catégorie dont elle relève - bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) ou impôt sur les sociétés (IS). Retour sur les différentes obligations comptables au regard du régime d'imposition.

 

Entreprises au régime réel normal d’imposition

 

Les entreprises qui relèvent des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), ou sont imposées au titre de l’impôt sur les sociétés, et au régime réel normal d’imposition doivent tenir une comptabilité d’engagement (enregistrement des créances et des dettes) tout au long de l’exercice.

 

Tout enregistrement comptable doit préciser, au minimum, l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative appuyant l’enregistrement.

 

La centralisation des journaux auxiliaires sur le livre-journal doit être mensuelle. L'entreprise a l'obligation de tenir un livre-journal et un grand livre. Un inventaire des éléments d’actifs et de passif doit être réalisé au moins une fois tous les 12 mois.

 

Concernant les comptes annuels, ces entreprises doivent présenter leur bilan, leur compte de résultat et leur annexe selon les règles de base. Elles peuvent néanmoins adopter une présentation simplifiée de ces états lorsqu’elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l’exercice social :

·         8 000 000 euros de chiffre d’affaires,

·         4 000 000 euros de total bilan,

·         50 salariés.

 

Entreprises au régime réel simplifié d’imposition

Les entreprises relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), ou imposées à l’impôt sur les sociétés (IS), et bénéficiant du régime réel simplifié d’imposition, peuvent tenir une comptabilité simplifiée :

·         en cours d’exercice, elles peuvent tenir une comptabilité de trésorerie (enregistrement des encaissements et des décaissements),

·         et elles ne constatent les créances et les dettes qu’en fin d’exercice.

 

La centralisation des journaux auxiliaires sur le livre-journal peut être trimestrielle. L'entreprise a l'obligation de tenir un livre-journal et un grand livre. Les frais de carburant pourront également être évalués forfaitairement.

 

Un inventaire des éléments d’actifs et de passif doit être réalisé au moins une fois tous les 12 mois. Il est possible de procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production, suivant une méthode forfaitaire.

 

Concernant les comptes annuels, ces entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée pour le bilan et le compte de résultat. Elles sont également dispensées d’annexe lorsqu’elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l’exercice :

·         700 000 euros de chiffre d’affaires,

·         350 000 euros de total bilan,

·         10 salariés.

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Zoom sur le régime réel simplifié d'imposition

Relèvent obligatoirement du régime réel simplifié d'imposition, les entreprises exclues du régime des microentreprises et dont le chiffre d'affaires annuel hors taxes est inférieur à :

·         788 000 euros lorsque l'entreprise a une activité de vente ou de fourniture de logement ;

·         238 000 euros pour une activité de prestation de services.

 

Entreprises au régime de la déclaration contrôlée

 

Les entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) et du régime de la déclaration contrôlée doivent tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice. Les créances et les dettes ne sont pas constatées, ni en cours d’exercice, ni à la clôture. Une option pour la comptabilité d’engagement est toutefois possible.

Un livre-journal des recettes et des dépenses doit être tenu, les encaissements et les décaissements devant être enregistrés au jour le jour :

  • pour les recettes et les dépenses, le livre-journal doit contenir la date de la recette (ou dépense), l’identité du client (ou fournisseur), la nature et le montant de la recette (ou dépense) et la forme du règlement.

  • les recettes justifiées et issues de paiements comptants en espèces d’un montant unitaire inférieur à 76 euros peuvent être enregistrées globalement en fin de journée.

  • les frais de repas, de voiture et deux-roues, de blanchissages effectués à domicile, de médecins conventionnés du secteur 1... peuvent être déduits forfaitairement.

 

La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est obligatoire.

 

Les entreprises au régime de la déclaration contrôlée ne sont pas obligées d’établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. Un compte de résultat fiscal doit être établi au moyen de la déclaration n° 2035.

 

Zoom sur le régime contrôlé

 

Ce régime est l'équivalent, pour  les entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (BNC), du régime réel d'imposition. Le chef d'entreprise est imposé sur le bénéfice qu'il a réellement réalisé (par opposition aux règles applicables dans le cadre du régime micro-BNC).

Son application est obligatoire pour les entreprises réalisant des recettes supérieures à 70 000 euros hors taxes. Elle est facultative pour les autres.

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